La base rimane la documentazione, precisa, esaustiva ed istantanea. Non si tratta infatti solo di avere nei cassetti pile di documenti che rischiano di rimanere promesse tradite, ma di monitorare in tempo reale le attività relative alla Privacy del singolo cliente ed i trattamenti effettuati su tutte le basi giuridiche nei vari flussi di business e marketing. Raccogliere, storicizzare e dimostrare in maniera certa i consensi raccolti, le autorizzazioni ai vari trattamenti e le prese visioni delle informative.

L’adeguatezza nel rispetto delle normative sulla privacy e protezione dei dati è cruciale per le aziende nel contesto attuale, dove l’attenzione verso la sicurezza dei dati personali è sempre più in crescita. Durante le ispezioni, il rispetto di tali normative può essere messo alla prova, evidenziando aree di miglioramento o potenziali inadempienze. Queste ultime, se non gestite correttamente, possono portare a sanzioni significative e danni reputazionali.

Di seguito, una CHECK LIST DELLE CRITICITÀ più comuni riscontrate DURANTE LE ISPEZIONI:

1. Data retention: È fondamentale avere un sistema chiaro e automatizzato per la gestione della conservazione dei dati, in particolare per ciò che concerne la profilazione. Un’inadeguata gestione della data retention può portare alla conservazione eccessiva di dati, esponendo l’azienda a rischi legali.
2. Tracciamento dei consensi: Spesso le aziende si concentrano esclusivamente sul tracciamento dei consensi, trascurando altre basi giuridiche come la gestione delle richieste commerciali, dei curriculum vitae o delle comunicazioni di tipo soft spam. Questa limitazione può comportare lacune nella registrazione delle autorizzazioni.
3. Disallineamento tra gli archivi aziendali: La duplicazione dei consensi e delle informazioni sulla privacy in diversi archivi può creare confusione e rendere difficile tracciare la storia completa del trattamento dei dati di un individuo.
4. Prova di genuinità: La mancanza di una prova concreta che i consensi siano stati ottenuti in modo legittimo rappresenta una grave mancanza. Le aziende devono garantire che i consensi registrati, ad esempio nel CRM, non siano stati inseriti in modo fraudolento.
5. Informativa sulla privacy: L’Informativa è il contratto che stabilisce come e perché l’azienda raccoglierà e gestirà i dati personali del cittadino con cui ha a che fare. Di conseguenza non sono fondamentali solo chiarezza e completezza ma anche la sua storicizzazione (come un vero contratto) e la presa visione che rappresenta di fatto la firma per accettazione.
6. Punto di verità dei consensi: Affidarsi esclusivamente a strumenti come CRM o sistemi di marketing automation per la gestione della privacy può essere rischioso. È fondamentale avere un sistema di gestione consensi ed accountability indipendente, focalizzato sulla gestione dei consensi e non influenzato da logiche di business o marketing.
7. Diario della Privacy del cliente: La mancanza di un registro che tracci tutti gli eventi legati alla privacy di un cliente per un periodo di almeno 10 anni rappresenta una grave lacuna nel rispetto delle normative.
8. Gestione dei diritti dell’interessato: Le aziende devono avere procedure chiare ed efficaci per rispondere alle richieste degli interessati, garantendo i loro diritti in termini di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità dei dati.

Le aziende che desiderano ridurre il rischio di sanzioni GDPR devono adottare misure per mitigare queste criticità.

Ecco alcuni consigli pratici per ridurre il rischio di sanzioni GDPR:

• Implementare un processo chiaro e automatizzato per la gestione della data retention, soprattutto per la profilazione.
• Raccogliere e tracciare tutte le autorizzazioni ai trattamenti dei dati personali, non solo i Consensi ma anche quelli che si basano su finalità che prevedono altre basi giuridiche oltre al consenso.
• Utilizzare una soluzione dedicata all’Accountability per centralizzare tutti i consensi e le prese visioni dell’Informativa che sia indipendente dai flussi (e dalle logiche) di marketing e business.
• Raccogliere le Prova di Genuinità complete e verificate per qualsiasi evento della Privacy (Consensi, Prese visione delle Informative, Revoche, Opposizioni…).
• Garantire la tracciabilità dell’Informativa storica, collegandola ai consensi raccolti.
• Storicizzare tutti gli eventi della privacy che riguardano un interessato, per un periodo fino a 10 anni.
• Implementare una procedura chiara ed affidabile per la gestione dei diritti degli interessati che mantenga informato l’Interessato, che monitori i tempi di risposta e che mantenga aggiornato il registro dei diritti degli Interessati.

L’implementazione di queste misure può essere complessa e richiede un impegno significativo da parte delle aziende. Per questo motivo, è importante adottare una soluzione specifica di accountability, come PrivacyOS, che possa garantire la copertura di tutti i requisiti GDPR in modo efficiente e sicuro.

Una soluzione specifica di accountability offre una serie di vantaggi rispetto a un approccio tradizionale basato su strumenti e processi separati, oltre al fatto di rispondere adeguatamente in caso di chiarimenti, contestazioni, denunce ed ispezioni.

• Centralizzazione dei dati: una soluzione specifica di accountability consente di centralizzare tutti i dati e le informazioni relative alla privacy, facilitando la gestione e la rendicontazione.
• Automatizzazione dei processi: per automatizzare e certificare i processi di raccolta, gestione e conservazione dei dati, migliorando l’efficienza e minimizzando il rischio di errori.
• Tracciabilità completa: per consentire di tracciare in modo completo tutti gli eventi relativi al trattamento dei dati personali, garantendo la conformità GDPR.
• Risposta rapida alle richieste degli interessati: per rispondere rapidamente alle richieste degli interessati, migliorando la soddisfazione del cliente e minimizzando l’escalation verso denunce ed ispezioni.

La decisione di adottare una soluzione come PrivacyOS offre:

• Un punto unico per tutti i dati e le informazioni legate alla privacy, con una storicizzazione completa ed aggiornata in tempo reale per ogni singolo Interessato su tutti gli eventi della Privacy che lo riguardano.
• Un automatismo di orchestrazione verso gli applicativi aziendali, completo raffinato che minimizza il rischio di errori umani.
• Una tracciabilità impeccabile, cross brand e touchpoint, essenziale per una genuina conformità al GDPR.
• Una gestione federata di tutte le company del gruppo perfettamente conforme al GDPR
• Una risposta pronta e precisa alle richieste degli utenti, costruendo un ponte di fiducia.

L’implementazione di una soluzione specifica di accountability, come PrivacyOS, è un passo fondamentale per dimostrare la compliance GDPR e ridurre il rischio di sanzioni, a copertura di tutti i requisiti GDPR in modo efficiente e sicuro.