Soprattutto per i gruppi di aziende, tenere aggiornate le tante Informative può essere gravoso, considerando che devono essere sempre aggiornate, multiligua e soprattutto storicizzate (in caso di contestazioni o denunce fa fede l’Informativa storica, non quella attuale). L’ulteriore inefficienza si manifesta quando un’Informativa viene aggiornata anche nelle finalità e va deciso (se il sistema lo permette) quali consensi non sono più validi e quindi vanno richiesti.
Il modulo per la gestione delle Informative centralizzate serve proprio a questo. Permette al DPO di organizzare in maniera centrale ed ordinata tutte le informative (ed i documenti legali) del gruppo e di storicizzarle automaticamente ad ogni aggiornamento.
I vari siti web, le app e tutti i touch point, anche fisici, che necessitano dell’Informativa non dovranno averne una copia in locale, con il rischio che non sia corretta o aggiornata, ma potranno accedere alla propria Informativa direttamente attraverso un link, trovandola sempre aggiornata.

Se il touch point è in grado di identificare l’Interessato che sta visionando l’Informativa può comunicarlo al sistema in modo che ne tenga traccia. Alla modifica dell’Informativa sarà possibile avvisare tempestivamente tutti coloro che avevano visto quella vecchia per avvisarli dell’aggiornamento.
Interfacciando il modulo di gestione delle Informative a PrivacyOS, ad ogni aggiornamento di una qualsiasi Informativa è possibile inoltre “resettare” una selezione di Consensi collegati all’Informativa stessa ritenuti non più validi a causa delle modifiche alle finalità corrispondenti.