I dati personali che gli Interessati hanno affidato all’azienda sono preziosi, ma non sono eterni né immutabili. Conosci ogni passaggio del loro ciclo di vita? La fase più importante è la raccolta: le informazioni che non vengono acquisite in questa fase e che in futuro avrebbero potuto tutelarti dimostrando la genuinità dei dati raccolti non potranno mai più essere ottenute. La conservazione è sempre vincolata ad un periodo di conservazione oltre il quale il dato personale deve essere anonimizzato o cancellato: prima di questa scadenza puoi chiedere all’Interessato il rinnovo del Consenso, dopo sarebbe troppo tardi. L’utilizzo è sempre vincolato alle Finalità per le quali i dati sono stati raccolti e quindi ai Consensi o ai Permessi ottenuti. Tutti i Consensi possono essere rettificati (il tuo cliente può cambiare idea) e solo ad alcuni Permessi ci si può opporre, dipende dalla Base Giuridica e dalla Finalità oltre che, per il Legittimo interesse, dal bilanciamento tra interessi del Titolare e Diritti e Libertà dell’Interessato.

Questi sono nodi rilevanti per la tutela dell’azienda e spesso sottovalutati. Oltre al Periodo di conservazione, alle Rettifiche ed Opposizioni esistono altre due circostanze in cui il trattamento va interrotto: quando la Finalità viene raggiunta prima della sua scadenza o quando il Titolare la ritiene irraggiungibile. Sembrano situazioni improbabili eppure è quanto succede, ad esempio, quando un prospect diventa cliente (Finalità su base precontrattuale conclusa ed attivazione di una nuova Finalità su base contrattuale) o quando un candidato viene scartato (Finalità su base precontrattuale non più raggiungibile, eventualmente attivazione di una nuova Finalità sulla base del legittimo interesse).