Il Garante per la privacy, sulla base della nuova normativa europea per la tutela dei dati personali, individua 16 possibili trattamenti, dalla raccolta del dato alla sua cessione. Ogni trattamento deve essere legato ad una finalità specifica e sottostare ai principi generali che ne limitano l’utilizzo: minimizzazione, trasparenza, liceità, proporzionalità, pertinenza, sicurezza, cancellazione una volta esaurito lo scopo.

L’azienda deve raccogliere con cura e vigilare sui dati affinché vengano gestiti e trattati nella maniera corretta e da personale formato e autorizzato e, alla fine del loro ciclo, eliminati da ogni archivio.

Ma quanti trattamenti facciamo in azienda, anche solo per l’invio di una newsletter? Oggi, qualsiasi nominativo raccolto per ogni tipo di utilizzo comporta un trattamento di dati, che deve essere adeguato alla normativa oppure cancellato dagli archivi.
Pensa che solo per l’invio di una semplice newsletter puoi fare fino a 12 trattamenti diversi!

Molti di questi trattamenti sono comunemente delegati a personale interno all’azienda o ad agenzie esterne che hanno il compito di trovare nuovi contatti e trasformarli in potenziali clienti, inviando newsletter, acquistando banche dati e creando campagne di annunci sponsorizzati. I dati da gestire aumentano con l’aumentare delle attività di marketing e spesso sono gestiti manualmente e in modo non centralizzato, al di fuori del controllo del Titolare, che però ne è pienamente responsabile.

Per essere in regola con la nuova normativa non è più sufficiente aggiungere caratteristiche ai database esistenti, ma occorre costruire un nuovo archivio di dati che tenga conto di tutti i limiti sopra elencati. In particolare, esiste una differenza sostanziale tra dati “statici” (quelli delle anagrafiche clienti, fornitori e dipendenti e dati “dinamici” (derivanti cioè da siti, app, e-commerce, newsletter o social media): i dati personali “dinamici” utilizzati dal settore del Marketing aziendale provengono dalle fonti più disparate (campagne promozionali, eventi, attività di marketing) e sono frequenti, numerosi e impersonali.